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Funciones Organigrama

Funciones Organigrama (54)

Funciones: Oficina Asesora de Comunicaciones

29 May 2019 Funciones Organigrama

Artículo 20 del Acuerdo 755 de 2019 - Funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones. La Oficina Asesora de Comunicaciones, tendrá a cargo las siguientes funciones:

  1. Asesorar y asistir al Despacho y al equipo directivo en las relaciones con los medios de comunicación.
  2. Asesorar a la alta dirección en todo lo referente a la imagen y actividades de comunicación, divulgación y diálogo con las instituciones, medios de comunicación y comunidades.
  3. Diseñar esquemas según el género de información para los diferentes medios de comunicación.
  4. Elaborar material que permita comunicar y difundir oportunamente las políticas, objetivos, acciones, actividades y resultados de la Entidad, atendiendo los lineamientos impartidos por el Despacho del (la) Personero(a) de Bogotá, D. C.
  5. Elaborar y actualizar ficheros de periodistas y medios de prensa para registrar en ellos los despachos y fuentes de información.
  6. Seleccionar datos e información de interés para la Entidad y hacerlos conocer internamente.
  7. Informar oportunamente al Despacho, sobre contenidos difundidos por los medios de comunicación. 
  8. Llevar y mantener actualizados los archivos de audio, video, impresos e informaciones periodísticas.
  9. Atender y orientar a las personas y periodistas sobre las funciones de la Personería de Bogotá, D. C.
  10. Proyectar, preparar y emitir las respuestas a las peticiones de los medios de comunicación, bajo las directrices impartidas por el Despacho del (de la) Personero(a) de Bogotá, D. C.
  11. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Secretaría General

29 May 2019 Funciones Organigrama

Acuerdo 755 de 2019. Artículo 25.- Modificación De Funciones. La Secretaría General, dependerá del Despacho de (la) Personero(a) Distrital, y tendrá a cargo las siguientes funciones:

  1. Dirigir, orientar y controlar los procesos de gestión del talento humano, administrativa, financiera, contractual, documental y demás servicios de  apoyo requeridos para el cumplimiento de los procesos estratégicos, misionales, de evaluación y de seguimiento y control.
  2. Dirigir la gerencia interna con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión y resultados de los procesos de apoyo bajo su competencia.
  3. Dirigir, orientar y controlar el diseño y ejecución de las políticas y acciones relacionadas con la administración y gestión del talento humano al servicio de la Entidad.
  4. Dirigir, proponer y controlar el diseño y ejecución de las políticas y acciones relacionadas con la gestión administrativa y financiera de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos de las autoridades competentes.
  5. Dirigir, proponer y controlar el diseño y ejecución de las políticas y acciones relacionadas con la gestión contractual de la Entidad.
  6. Dirigir, organizar y controlar el sistema de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias relacionados con las funciones a cargo de la Entidad.
  7. Fijar los criterios para la suscripción de convenios interadministrativos que no causan erogación, de acuerdo con los parámetros establecidos por la alta dirección.
  8. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Oficina de Control Interno

29 May 2019 Funciones Organigrama

Acuerdo 18 del acuerdo 755 de 2019. - La Oficina de Control Interno, dependerá del Despacho del (la) Personero(a) de Bogotá, y tendrá a cargo las siguientes funciones::

  1. Realizar evaluación periódica a las metas e indicadores estratégicos, así como a los riesgos cuya materialización tengan mayor impacto.
  2. Asesorar y apoyar a la alta dirección en la implementación, actualización, consolidación y evaluación del Sistema de Control Interno.
  3. Convocar al Comité de Coordinación Institucional del Sistema de Control Interno con el fin de presentar los resultados de la evaluación efectuada a la gestión de la Entidad y del Sistema de Control Interno.
  4. Sensibilizar mediante estrategias el fomento de la cultura del control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión, objetivos y funciones de la Entidad.
  5. Realizar el diseño y planeación del Plan Anual de Auditorias basado en riesgos, para la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.
  6. Acompañar a los responsables de procesos en el establecimiento de las acciones de los planes de mejoramiento, y servir de facilitador al auditado, cuando sea requerido, sobre metodologías para el establecimiento de causas, acciones o controles efectivos.
  7. Realizar la evaluación independiente y objetiva de los riesgos institucionales y, de ser necesario, asesorar a la organización en la identificación y administración de los mismos.
  8. Evaluar y contribuir a la mejora en los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, evaluación, seguimiento y control de la Entidad, a través de las auditorías internas y especiales. 
  9. Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento definidos por la Entidad, en respuesta a los resultados de las auditorías internas y especiales, así como a las externas que realicen los órganos de control.
  10. Servir como canal de comunicación entre la Entidad, los entes externos y órganos de control, con el fin de atender de manera oportuna los requerimientos efectuados y verificar que la información que se entrega sea confiable, veraz y consistente con las solicitudes.
  11. Elaborar y publicar los informes que por requerimiento legal le sean asignados, así como aquellos que por su naturaleza evaluadora deba presentar.
  12. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicación DTIC

29 May 2019 Funciones Organigrama

Acuerdo 755 de 2019. Artículo 23.- Funciones de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación. La Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dependerá del Despacho del (de la) Personero(a) de Bogotá, D. C., y tendrá a cargo las siguientes funciones:

  1. Liderar la gestión estratégica en tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI).
  2. Liderar la definición, implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial para la gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) del Estado y la estrategia de Gobierno Digital.
  3. Desarrollar los lineamientos necesarios en materia tecnológica que habiliten la gestión de la Entidad y propender por el cumplimiento y actualización de las políticas y estándares en materia tecnológica.
  4. Orientar los procesos de adquisición de bienes y servicios de tecnología, que direccionen la toma de decisiones de inversión en tecnologías de la información.
  5. Liderar la interoperabilidad de información y servicios con las entidades del Estado.
  6. Desarrollar estrategias de gestión de información para garantizar la calidad, oportunidad, seguridad e intercambio para el uso en la gestión y la toma de decisiones en la Entidad.
  7. Propender y facilitar el uso y apropiación de las tecnologías, los sistemas de información y los servicios digitales por parte de los (as) servidores(as), las personas y los grupos de interés a quienes están dirigidos.
  8. Establecer lineamientos tecnológicos para cumplir los estándares de integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
  9. Implementar estrategias para promover servicios digitales dirigidos a los servidores públicos, ciudadanos y grupos de interés como herramientas para mejorar la gestión. 
  10. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

 

Funciones: Dirección de Planeación

29 May 2019 Funciones Organigrama

Acuerdo 755 de 2019. ARTÍCULO 17.- Son funciones de la Dirección de Planeación las siguientes:

  1. Dirigir la formulación, adopción y ejecución de la plataforma estratégica, táctica y operativa de la Entidad a través de la presentación de los planes, programas y proyectos para el cumplimiento de la misión institucional.
  2. Realizar seguimiento y monitoreo a la ejecución de los planes, programas y proyectos para el cumplimiento de la misión, objetivos y funciones.
  3. Elaborar y presentar los informes de avance de los planes, programas y proyectos institucionales ante las instancias pertinentes, de acuerdo con su competencia.
  4. Dirigir la elaboración y presentación de los informes de gestión y de rendición de cuentas a cargo del Despacho del o la Personera de Bogotá, D. C. 
  5. Administrar y promover el desarrollo, implementación y sostenibilidad del modelo de planeación y/o sistemas de gestión, adoptado por la Personería de Bogotá, D. C., de acuerdo con la normatividad vigente. 
  6. Liderar la implementación de buenas prácticas y de la cultura de la calidad en la Entidad.
  7. Administrar la organización y operación del banco de proyectos de la Entidad y la inscripción de los proyectos de inversión ante la Secretaría Distrital de Planeación.
  8. Coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera, la formulación del anteproyecto anual de presupuesto de inversión, que la Entidad requiera.
  9. Consolidar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Entidad y facilitar su elaboración y seguimiento por parte de las dependencias responsables.
  10. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Dirección Administrativa y Financiera

29 May 2019 Funciones Organigrama

Artículo 29.- Dirección Administrativa y Financiera. La Dirección Administrativa y Financiera, dependerá de la Secretaría General, y tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Definir y dirigir el plan de acción, los programas, proyectos y las estrategias de la dependencia en concordancia con las políticas la misión de la Entidad.

2. Dirigir la administración y el control a los procesos de apoyo relacionados con la gestión administrativa, financiera, contractual y demás requeridos por la Entidad.
3. Dirigir la ejecución de los recursos financieros de acuerdo con los lineamientos expedidos por los entes competentes en el Distrito Capital.
4. Fijar las directrices para el adecuado manejo de los inventarios, el almacén, los seguros, los bienes y servicios y la infraestructura física con el propósito de propender por el normal funcionamiento de la Entidad.
5. Dirigir y verificar la elaboración del anteproyecto de presupuesto, del plan anual de adquisiciones, del plan anual de caja (PAC) y de los demás planes y programas requeridos para la gestión financiera de la Entidad.
6. Dirigir la preparación y presentación de los informes de gestión de la dependencia, dirigidos a la alta dirección de la Entidad y a los organismos de control.
7. Dirigir los procesos contractuales de la Entidad.
8. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos

29 May 2019 Funciones Organigrama

Artículo 32.- Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos. La Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos, dependerá de la Dirección Administrativa y Financiera, y tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Coordinar la ejecución de los lineamientos de adquisición, conseNación, mantenimiento y dotación de la infraestructura física de la Entidad.
2. Coordinar y controlar las actividades administrativas relacionadas con el manejo de los bienes y la administración de seNicios generales, de vigilancia, mantenimiento, transporte, cafetería y demás requeridos en la Entidad.
3. Coordinar, controlar y hacer seguimiento a las actividades relacionadas con los seguros y garantías que amparan los bienes muebles e inmuebles de la Entidad.
4. Formular e implementar estrategias para el trámite oportuno de correspondencia interna y externa de la Entidad y el cumplimiento de las normas, procedimientos y sistemas establecidos.
5. Coordinar el desarrollo y la operación del proceso de gestión documental a través de las herramientas y aplicativos institucionales.
6. Coordinar la elaboración y actualización del inventario de bienes muebles e inmuebles, y elementos de consumo de acuerdo con las normas vigentes.
7. Coordinar la elaboración, implementación y actualización de los instrumentos técnicos archivísticos de acuerdo con las normas aplicables y las políticas institucionales.
8. Administrar las actividades relacionadas con almacén y suministro de elementos requeridos por las diferentes dependencias de la Entidad.
9. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Subdirección de Gestión Contractual

29 May 2019 Funciones Organigrama

Artículo 30.- Modificación de la denominación de la Subdirección de Contratación. La nueva denominación quedará así: Subdirección de Gestión Contractual y dependerá de la Dirección Administrativa y Financiera.

Artículo 31.- Subdirección de Gestión Contractual. La Subdirección de Gestión Contractual, tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Ejecutar el plan de acción, los programas, proyectos y las estrategias de la dependencia en concordancia con las políticas y la misión de la Entidad.
2. Gestionar los procesos contractuales en cumplimiento del Manual de Contratación de la Entidad y la normatividad vigente
3. Coordinar con las diferentes dependencias la gestión contractual, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Coordinar la evaluación técnica, económica y financiera de las propuestas presentadas por los oferentes en los diferentes procesos y modalidades de contratación.

5. Registrar de manera oportuna los contratos celebrados por la entidad en los sistemas de información establecidos para tal fin por las entidades distritales y nacionales.
6. Preparar y presentar los informes de la dependencia, solicitados por la alta dirección.
7. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Subdirección de Gestión Financiera

29 May 2019 Funciones Organigrama

Artículo Contabilidad 33.-Modificación Tesorería. de la denominación de la Subdirección de Presupuesto, Contabilidad  y La nueva denominación quedará así: Subdirección de Gestión Financiera, y dependerá de la Dirección Administrativa y Financiera.

Artículo 34.-Subdirección de Gestión Financiera. La Subdirección de Gestión Financiera, tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Ejecutar el plan de acción, los programas, proyectos y las estrategias de la dependencia en concordancia con las políticas y la misión de la Entidad.
2. Coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera la formulación de las políticas y planes sobre presupuesto, contabilidad y tesorería, de acuerdo con la normatividad vigente.
3. Velar por la ejecución y control del presupuesto conforme a las disposiciones legales vigentes y las políticas institucionales.
4. Elaborar y administrar el Programa Anual de Caja, teniendo en cuenta las políticas fiscales y las obligaciones a cargo de la Entidad.
5. Proyectar las solicitudes y actos administrativos para la modificación del presupuesto de la Entidad.
6. Analizar, coordinar y gestionar las actividades relacionadas con la elaboración y presentación de los estados contables e informes complementarios, de acuerdo con la normatividad legal vigente.
7. Dirigir la preparación y presentación de los informes de gestión de la dependencia, dirigidos a la alta dirección de la Entidad y a los organismos de control.
8. Coordinar el proceso de pagos, la verificación de los requisitos de los documentos que soportan los pagos a cargo de la entidad y las actividades relacionadas.
9. Coordinar y consolidar el anteproyecto de presupuesto anual de la Entidad de acuerdo con los lineamientos internos y externos y con la normatividad legal vigente.

10. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

Funciones: Dirección De Talento Humano

29 May 2019 Funciones Organigrama

Artículo 26.-Dirección de Talento Humano. La Dirección de Talento Humano, dependerá de la Secretaría General, tendrá a car o las si uientes funciones:

1. Administrar el proceso de gestión del talento humano, en lo referente al ingreso, desarrollo y retiro de los (as) funcionarios(as) de la Entidad, en concordancia con las políticas y la normatividad vigente.
2. Administrar los pagos de la nómina de la Entidad.
3. Formular y dirigir el Plan Estratégico de Talento Humano y el Plan Operativo Anual del proceso; así como las estrategias, los planes de acción y demás programas de la dependencia, conforme a la misión y objetivos de la Entidad.
4. Definir y estructurar los indicadores del proceso de gestión del talento humano e identificar, medir y controlar los riesgos del mismo, de acuerdo con las políticas y la normatividad vigente.
5. Dirigir la aplicación de las políticas de la Entidad, respecto a los planes institucionales y programas de: Bienestar, Incentivos y Capacitación; así como del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con las normas vigentes.
6. Dirigir la formulación de las políticas, planes y programas, relativos a la nómina de la Entidad.
7. Implementar el sistema de evaluación del desempeño en la Entidad, de acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
8. Elaborar y actualizar el manual específico de funciones y de competencias laborales de la Entidad, de acuerdo con las políticas institucionales y la normatividad vigente.
9. Diseñar e implementar el Plan Anual de Vacantes de la Entidad, de conformidad con las disposiciones vigentes.

10. Elaborar los informes relacionados con el proceso de gestión del talento humano

11. Las demás fijadas por la ley, los acuerdos y los reglamentos.

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